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5 bonnes raisons de passer à la dématérialisation de la saisie des temps




Actualités  |  07/05/2021

Pourquoi dématérialiser la déclaration des temps au sein de votre entreprise ?

Excellente question ! Cela peut être pour des raisons écologiques, économique ou de gain de temps.

Dans tous les cas, la dématérialisation de la saisie des temps aura un impact positif.

Voyons ensemble 5 bonnes raisons de dématérialiser la déclaration des temps en entreprise.

 

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation est le processus qui consiste à effectuer ses processus administratifs au format numérique.

Ainsi les documents qui, auparavant étaient faits sur papier sont désormais réalisés au format numérique et archivés au même format.  

Le processus de dématérialisation implique une suppression massive de l’utilisation du papier dans les processus métiers de l’entreprise.

Ainsi, au lieu d’imprimer ou scanner la déclaration des temps et de l’envoyer ensuite au client, l’entreprise va tout simplement l’éditer au format numérique et l’envoyer par mail ou la rendre disponible sur une plateforme.

La dématérialisation peut concerner : la facturation, les bulletins de paie ou encore le compte-rendu d’activité par exemple.

Dans cet article, c’est la dématérialisation du compte-rendu d’activité qui va nous intéresser.

 

Voici 5 bonnes raisons de passer à la dématérialisation de la saisie des temps

Parce que c’est une tâche chronophage

Chaque mois, vos consultants doivent remplir un tableur Excel avec les informations liées à leurs projets et missions : temps passé sur un projet, état d’avancement, etc.

Pour vos consultants, cette tâche n’apporte aucune valeur particulière à leur travail. Au contraire, cela leur prend du temps et surtout ce n’est pas valorisant.

Malgré tout, c’est une tâche chronophage qu’ils doivent effectuer chaque mois pour le bien de l’entreprise.

Pour une entreprise de portage salarial, la saisie des temps servira de base pour verser le salaire du salarié porté.

En dématérialisant le processus, vous réduisez l’effet chronophage en simplifiant la procédure, le collaborateur ou salarié porté n’a plus qu’à remplir chaque mois un tableau pré rempli par l’outil informatique.

Parce que vous optimisez vos ressources humaines

Courir, demander, imprimer, scanner, envoyer, etc. Autant de mots pour décrire la paperasse administrative de la gestion des comptes-rendus d’activité. En effet, la déclaration des temps est souvent oubliée par les consultants ; les ressources humaines et les managers doivent chaque mois effectuer des relances auprès des collaborateurs concernés.

La dématérialisation de la saisie des temps permet de gagner du temps et d’automatiser la gestion à travers des relances pour les retardataires, un accès au détail de la déclaration, la possibilité d’agir sur le workflow, d’avoir une vision transverse, etc.

Cela donne une vision de l’activité faite et prévisionnelle pour analyser la rentabilité d’un projet ou d’une mission, et de surcroît, pour mieux répartir les ressources.

Parce que vous optimisez vos coûts

La dématérialisation permet de réduire la consommation de papier et d’encre, et de libérer de la place d’un point de vue archivage.

C’est aussi un gain de temps et du temps perdu sur des tâches sans grande valeur, c’est de l’argent.

Vous pouvez également évaluer le coût d’un projet/ une mission grâce à des reporting qui vous permettront de prendre des décisions stratégiques.

Parce que vous aurez une meilleure facturation

Le compte-rendu d’activité sert de base pour la facturation du client. Il permet de le facturer pour les heures passées sur le projet ou la mission.

La facturation est plus fluide, plus rapide et plus juste.

Parce que vous centralisez l’information

Le compte-rendu d’activité n’existera plus en plusieurs versions dans des boîtes mails ou dans des répertoires. La centralisation au sein d’un outil commun vous donnera accès rapidement et facilement à l’unique bonne version pour vous et le client.

Vous saurez où trouver l’information et ainsi gagnerez du temps sur vos processus administratifs.

 

Pour conclure sur les bonnes raisons de passer à la dématérialisation de la saisie des temps

La dématérialisation permet de basculer les processus administratifs sur un format numérique.

Cette dématérialisation a plusieurs avantages pour la gestion des temps : économiser de l’argent, optimiser les processus et centraliser les données utiles à la facturation et au pilotage des projets et des missions.